Pengertian kas kecil pada dasarnya merupakan pengeluaran yang berjumlah kecil tapi rutin dilakukan. Pebisnis yang cerdas tidak akan membiarkan kas kecil luput dari pencatatan akuntansi bisnis. Mengabaikan pencatatan kas kecil justru akan berpengaruh pada laporan laba rugi bisnis secara signifikan.
Sebagai pebisnis, apakah Anda memahami kas kecil dan metode pencatatannya? Jika belum, Modalku akan menguraikan secara lengkap mengenai transaksi keuangan bisnis yang cukup vital ini.
Pengertian Kas Kecil
Ada dua jenis dana yang dikeluarkan untuk bisnis, yakni dana bernominal besar dan nominal kecil. Kadang-kadang transaksi nominal besar tidak selalu dilakukan setiap saat. Namun, ada pula transaksi dengan dana kecil yang rutin dilakukan, sehingga memengaruhi kondisi keuangan bisnis.
Transaksi dengan nominal kecil dan rutin dilakukan disebut sebagai kas kecil atau petty cash. Pengertian kas kecil juga mencakup pembiayaan kegiatan operasional dan berbagai aktivitas lainnya yang dilakukan oleh bisnis. Contoh sederhana kas kecil adalah biaya konsumsi untuk klien, konsumsi rapat, biaya parkir kendaraan perusahaan, dan lain-lain.
Baca Juga: Kredit Modal Kerja untuk Suntik Perkembangan Bisnis Anda
Singkatnya, kas kecil merupakan dana cadangan yang dikeluarkan untuk kegiatan yang sifatnya mendadak (urgent) dan tidak terlalu besar. Bisa dibilang sebagai dana dingin agar bisa langsung digunakan jika ada kepentingan mendadak terkait bisnis.
Pengeluaran dari petty cash tidak boleh diabaikan, jadi harus dicatat pula dalam pembukuan bisnis secara rutin, sama seperti transaksi keuangan lainnya. Pencatatan itu berguna pula untuk mengendalikan dana kas kecil yang harus disimpan atau digunakan dalam satu periode. Perencanaan kas kecil yang tepat akan membuat keuangan bisnis jadi lebih terkendali.
Tujuan Hadirnya Kas Kecil
Seperti halnya aspek finansial bisnis lainnya, pengadaan kas kecil pun memiliki tujuannya dalam bisnis. Efisiensi keuangan memang tujuan utamanya, tapi ada pula tujuan lain dari kehadiran kas kecil, yaitu:
- Menyelesaikan masalah bisnis terkait perlengkapan atau pembayarannya;
- Membuat transaksi yang relatif kecil dan rutin jadi lebih praktis dan ekonomis;
- Membantu karyawan agar mereka bisa memberikan pelayanan kepada pelanggan atau relasi bisnis; dan
- Menyelesaikan aktivitas pimpinan yang membutuhkan dana secara mendadak dan tidak terduga.
Baca Juga: Metode Analisis Peluang Usaha agar Bisnis Berhasil
Metode Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis
Pengelolaan petty cash berbeda dari transaksi bisnis pada umumnya yang bernominal besar. Karena itu, pengelolaan petty cash dilakukan dalam dua metode, yakni metode tetap atau metode fluktuatif. Pencatatan keuangan dengan metode ini akan menghindari kesalahan akuntansi yang berpengaruh pada laporan keuangan secara berkala.
1. Metode Tetap
Disebut pula imprest fund system, metode ini dilakukan saat transaksi dilakukan dalam nominal dan jumlah yang selalu tetap. Akuntan tidak langsung mencatatnya setiap ada pengeluaran, hanya sekadar mengumpulkan bukti transaksinya.
Pengembalian dana di metode ini pun lebih sederhana, yakni mentransfer dana dengan jumlah sama seperti pengeluarannya, sehingga nominal petty cash kembali seperti semula.
Langkah yang dilakukan dalam metode tetap adalah:
- Pemegang kas diberikan uang tunai untuk membayar pengeluaran kecil dan rutin atau pemenuhan kebutuhan lainnya dalam satu periode. Tahap ini dinamakan pembentukan petty cash.
- Dana petty cash yang terkumpul kemudian digunakan untuk membayar transaksi pengeluaran yang sudah disepakati.
- Dana petty cash kembali dibentuk atau diisi setelah dana sebelumnya hampir atau sudah habis terpakai. Nominal dana petty cash yang baru sama besar seperti nominal pengeluaran yang telah dilakukan sebagai antisipasi.
Baca Juga: Mari Mengenal UMKM dan Beragam Manfaat yang Dibawanya
2. Metode Fluktuatif
Langkah ini dikenal pula dengan istilah fluctuating fund system. Perbedaannya, nominal kas kecil selalu berubah setiap periodenya. Perubahan nominal petty cash ini disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Jumlahnya tidak tetap, tapi dijamin mampu memenuhi kebutuhan bisnis dalam satu periode.
Contoh sederhananya, dana petty cash yang dibuat pertama kali adalah Rp5 juta. Dana tersebut digunakan hingga hampir habis dan tiba waktunya untuk diisi ulang. Jika memakai metode fluktuatif, dana petty cash yang diisi ulang tidak selalu Rp5 juta, bisa lebih atau kurang sesuai kebutuhannya.
Dalam metode ini, seluruh transaksinya dicatat dalam akun kas kecil tanpa terkecuali, termasuk transaksi pembentukan dan isi ulangnya. Pengeluaran kas kecil pun dicatat beserta buktinya di kolom debit sesuai akun yang digunakan.
Komponen-komponen yang dibutuhkan dalam pencatatan keuangan dalam kas kecil ada empat, yaitu bukti kas keluar, permohonan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil. Semua komponen tersebut harus ada agar pencatatan kas kecil berjalan lebih efektif dan transparan.
Apakah Anda sudah memahami pengertian kas kecil dan kegunaannya setelah membaca uraian di atas? Anda pun bisa menyediakan kas kecil untuk keperluan bisnis agar arus kas utama tidak terganggu. Sumber dana kas kecil bisa Anda dapatkan dari Modalku, platform pinjaman online yang menawarkan kemudahan kredit untuk bisnis. Download aplikasinya sekarang dan rasakan berbagai keuntungannya untuk bisnis Anda.
Ubaidillah Pratama is Modalku SEO & content marketing, blog writer & FinTech enthusiast.