Keberhasilan bisnis fast-moving consumer goods sangat bergantung pada kepuasan pelanggan. Anda bisa mencapai hal tersebut dengan mengirim produk kepada konsumen secara tepat waktu, terutama di tengah ketatnya persaingan dan tingginya permintaan konsumen. Salah satu cara terbaik untuk mengoptimalkannya adalah dengan menerapkan distribution management system atau DMS.
Apa Itu Distribution Management System?
DMS adalah proses untuk mengelola tahapan distribusi produk secara keseluruhan. Hal ini mencakup pengelolaan pesanan ke supplier, pengaturan stok, pengemasan, hingga pengiriman barang ke tangan konsumen. Namun, istilah ini juga bisa merujuk kepada software khusus pengelolaan distribusi produk.
Kegunaan Distribution Management System
Fokus utama proses distribusi adalah memastikan produk sampai ke tangan konsumen dalam kondisi baik dan tepat waktu. DMS membantu Anda mencapai tujuan tersebut dengan berbagai fungsi berikut:
Menghemat waktu manajemen pesanan
Supaya bisa mengirimkan produk secara tepat kepada pelanggan, perusahaan FMCG perlu menerapkan manajemen pesanan yang efektif. Manajemen pesanan dalam distribusi FMCG umumnya mencakup tahap penerimaan, verifikasi, hingga pemrosesan pesanan dari retailer atau distributor. Nah, distribution management system dapat mengotomasi alur kerja tersebut. Hal ini memungkinkan Anda untuk memproses pesanan secara lebih cepat.
Misalnya, saat distributor melakukan pemesanan, sistem DMS akan langsung otomatis memeriksa ketersediaan stok produk dan memperkirakan waktu pengiriman. Dengan automasi dari DMS, Anda bisa menghemat waktu dan segera memproses pesanan.
Mengelola stok dan inventaris secara real-time
Jangan sampai Anda gagal menghasilkan penjualan hanya karena stok produk kosong. DMS bisa membantu Anda menghindari hal tersebut dengan pemantauan stok dan inventaris secara real-time. Sistem DMS mampu mengintegrasikan data stok produk dari berbagai gudang atau titik distribusi. Perusahaan pun dapat memantau stok barang yang tersisa, produk mana saja yang harus dipesan ulang, hingga pesanan yang belum terpenuhi.
Lalu, jika stok suatu barang mulai menipis, DMS akan mengirimkan notifikasi sehingga Anda bisa mengisi stok tepat waktu. Hal ini dapat meminimalisir risiko kelebihan maupun kekurangan stok dan inventaris.
Mempercepat waktu pengiriman
Kecepatan pengiriman berperan penting bagi perusahaan FMCG untuk memastikan konsumen menerima produk secara tepat waktu. Anda bisa melakukan hal tersebut dengan distribution management system, yang umumnya memiliki fitur optimasi rute.
Fitur tersebut bekerja memilih jalur distribusi paling efisien, yakni dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti destinasi, jarak, dan lalu lintas. Kemampuan ini memungkinkan DMS untuk mengurangi waktu tempuh, sehingga dapat memastikan ketepatan waktu dalam pengiriman produk.
Mempermudah komunikasi dengan konsumen
Jaga kepuasan konsumen dengan menyediakan transparansi informasi terkait pengiriman pesanan. Anda bisa melakukan hal tersebut dengan lebih mudah jika menggunakan DMS. Teknologi DMS mampu memberikan informasi pelacakan posisi pesanan secara real-time, yang dapat diakses oleh konsumen.
Dengan begini, konsumen bisa mengetahui status pesanan mereka; apakah sudah terkemas, sedang dalam pengiriman, atau sampai di drop point terakhir. Transparansi informasi dapat membuat konsumen merasa lebih tenang, yang akan berdampak positif pada kepercayaan mereka terhadap brand.
Meningkatkan efektivitas proses retur dan klaim
Bagaimana jika ada konsumen yang mengajukan retur atau klaim produk? Anda tak perlu khawatir jika sudah mengadopsi digital management system. DMS mampu mencatat setiap pengajuan retur dan klaim secara detail. Jadi, ketika ada konsumen yang melakukan pengajuan tersebut, DMS akan langsung mendokumentasikan informasi produk, alasan retur, dan tanggal transaksi.
Hal tersebut dapat membantu mempercepat verifikasi klaim. Dengan proses retur dan klaim yang efisien, Anda dapat menunjukkan komitmen perusahaan FMCG dalam menjaga kualitas layanan dan kepuasan konsumen. Alhasil, loyalitas konsumen juga akan meningkat.
Menghemat biaya operasional
Tak hanya meningkatkan efisiensi proses distribusi FMCG, distribution management system juga dapat membantu menurunkan biaya operasional. Misalnya, melalui automasi proses seperti manajemen stok dan inventaris, DMS mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual sehingga menurunkan biaya administrasi. Lalu, sistem optimasi rute distribusi juga dapat mengurangi biaya bahan bakar kendaraan.
Karena berbagai automasi tersebut, perusahaan FMCG pun bisa menghindari berbagai kesalahan yang berisiko meningkatkan pengeluaran. Contohnya seperti pengiriman terlambat serta kelebihan atau kekurangan stok produk.
Distribusi produk secara transparan dan efisien merupakan kunci penting keberhasilan bisnis FMCG. Anda bisa mewujudkan hal tersebut dengan menerapkan distribution management system. Meski begitu, adopsi DMS bisa memerlukan banyak biaya, terutama untuk perangkat lunak berskala besar.
Jika membutuhkan modal usaha tambahan, Anda bisa mengajukannya melalui Pendanaan Institusi Modalku yang menawarkan modal hingga Rp5 miliar. Apalagi, Anda punya banyak pilihan metode pendanaan sesuai kebutuhan bisnis. Syarat dan prosedurnya relatif mudah, sehingga Anda bisa segera mendapat modal usaha untuk mengadopsi DMS. Kunjungi website Modalku untuk mengajukan permohonan pendanaan!
