Agar bisnis berjalan lancar, Anda perlu mengumpulkan semua bukti transaksi. Bukti pembayaran adalah kumpulan semua kegiatan jual-beli bisnis yang sangat berguna. Biasanya, bukti pembayaran digunakan untuk mencatat jumlah pemasukan atau pengeluaran dalam menyusun pembukuan usaha. Karenanya, sebagai pemilik bisnis, Anda wajib menyimpan seluruh bukti pembayaran dalam periode tertentu. Untuk itu, yuk, pahami lima jenis bukti pembayaran berikut!
Pengertian bukti transaksi
Bukti transaksi mencatat suatu kegiatan bisnis berupa jumlah pengeluaran atau pemasukan dengan menyertakan tanggal dan pihak yang melaksanakan transaksi. Pebisnis membutuhkan bukti pembayaran untuk membuat kegiatan pencatatan keuangan atau laporan keuangan menjadi lebih mudah. Dengan adanya bukti yang mampu merekam seluruh proses transaksi keuangan, maka Anda dapat menghitung keuangan usaha dengan tepat.
Manfaat bukti transaksi
Bukti transaksi bermanfaat mengendalikan keuangan dalam perusahaan. Selain itu, manfaat lain bukti pembayaran adalah sebagai dasar pencatatan akuntansi usaha, mengurangi selisih atau error saat melakukan pencatatan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan, serta mencegah adanya duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Anda juga dapat menggunakan bukti pembayaran untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab saat proses transaksi dilakukan.
Baca juga: Kemudahan Pembayaran Bisnis dengan Transaksi Non Tunai
5 Jenis bukti transaksi
Bukti transaksi adalah dokumen yang terdiri dari banyak jenis. Berikut di antaranya:
1. Nota debit
Nota debit merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pembeli kepada penjual dengan tujuan meminta pengembalian dana atas pesanan yang tidak sesuai. Biasanya, pihak penjual menyediakan nota debit untuk digunakan oleh pembeli kalau ada ketidaksesuaian dalam pesanan, misalnya dari segi jumlah, kelayakan, ukuran, warna, dan sebagainya.
Bukti transaksi ini adalah permintaan resmi oleh pembeli yang berfungsi sebagai bukti untuk mendukung retur pembelian. Sejumlah keadaan yang memungkinkan pembeli untuk mengeluarkan nota debit sebagai bukti pengembalian pembelian adalah pembatalan pembelian, produk yang diterima salah atau rusak, ada perbedaan jumlah harga dari yang sudah disepakati antara penjual dan pembeli, hingga adanya kesalahan pada jumlah yang tercantum dalam faktur.
Selain dikeluarkan oleh pihak pembeli, nota debit juga bisa dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Misalnya karena adanya peningkatan jumlah yang harus dibayarkan kepada penjual, atau bertambahnya jumlah pesanan produk. Nota debit akan mencakup informasi tentang alasan pengembalian, total kredit yang diantisipasi, dan inventaris yang dikembalikan.
2. Nota kredit
Nota kredit adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual usai pembeli mengajukan nota debit atas ketidaksesuaian pesanan. Fungsi bukti transaksi ini adalah menyetujui permintaan penukaran atau pengembalian barang yang diajukan oleh pembeli. Di dalam nota kredit umumnya tercantum persetujuan tertulis dari pihak penjual yang dibubuhi dengan tanda tangan. Dalam laporan keuangan bisnis, nota kredit digunakan sebagai catatan pengurangan piutang.
3. Nota kontan
Nota kontan merupakan sebuah bukti resmi dari penjual yang diserahkan kepada pembeli tanpa perantara. Sifat bukti transaksi ini adalah wajib, sebab digunakan untuk mencatat bahwa pembeli telah melunasi pembayaran atas barang yang dibeli. Kegunaan nota kontan beragam, namun pada dasarnya digunakan sebagai bukti dokumen di dalam laporan keuangan.
Sebagai bukti dokumen di dalam laporan keuangan, nota kontan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan laporan keuangan. Kebutuhan mencatat seluruh pembayaran yang dilakukan di dalam laporan bisnis bisa terpenuhi dengan adanya bukti transaksi ini. Nota kontan juga bisa digunakan sebagai bahan pemeriksaan ulang dan analisis bisnis. Misalnya, jika ingin mengetahui produk apa saja yang sering terjual, periksalah nota kontan untuk memperbanyak jumlah produk tersebut.
Baca juga: Kredit Modal Kerja untuk Suntik Perkembangan Bisnis
4. Kuitansi
Kuitansi adalah sebuah dokumen penerimaan uang antara penjual dan pembeli. Bukti transaksi ini digunakan sebagai alat transaksi yang dilengkapi dengan informasi penting berupa jenis produk yang diperjual-belikan, jumlah produk yang dijual, dan sebagainya. Agar sah, kuitansi biasanya ditandatangani oleh penjual, ditambah dengan materai. Kalau nanti muncul masalah terkait pembayaran, maka kuitansi dapat digunakan sebagai alat bukti pembayaran yang sah.
Baca juga: Apa itu Kredit Tanpa Agunan?
5. Cek
Sebagai bukti transaksi, cek merupakan bentuk perintah yang diterbitkan oleh sebuah lembaga bank untuk mengirimkan uang dalam nominal tertentu. Penerima cek dapat mencairkan jumlah dana sesuai yang tertera pada cek. Selain digunakan sebagai bukti , cek juga dijadikan sebagai surat berharga dan berguna untuk alat tukar.
Bukti transaksi sangat penting untuk pencatatan keuangan usaha. Pencatatan keuangan yang baik bisa membantu Anda untuk menilai arah perkembangan bisnis. Agar bisnis makin berkembang, Anda bisa ajukan pinjaman dana melalui Modalku yang sudah terdaftar di Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Yuk, klik tombol di bawah ini jika Anda ingin dapatkan informasi lebih lengkap tentang berbagai layanan Modalku!
Anda juga dapat mengakses informasi tentang tips-tips keuangan, gaya hidup, produk keuangan, hingga alternatif investasi di blog.modalku.co.id. Awali kebebasan finansial dengan memperkaya literasi keuangan bersama kami. Ayo jelajahi blog kami!
Artikel blog ini ditulis oleh Modalku, pionir platform pendanaan digital bagi UMKM di Indonesia dan Asia Tenggara. Kami menyediakan pinjaman modal usaha bagi Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) tanah air dan membuka opsi investasi alternatif dengan pengembalian menarik bagi pemberi pinjaman.
Modalku memenangkan Global SME Excellence Award dari ITU Telecom, salah satu badan organisasi PBB, di akhir tahun 2017. Modalku juga memenangkan Micro Enterprise Fintech Innovation Challenge yang diselenggarakan oleh United Nations Capital Development Fund (UNCDF) dan UN Pulse Lab Jakarta di tahun 2018. Visi kami adalah memberdayakan UMKM untuk bersama memajukan ekonomi Indonesia.
Lihat statistik perkembangan pesat Modalku di sini.
Tertarik mengenal Modalku lebih baik? Klik di sini.
Ubaidillah Pratama is Modalku SEO & content marketing, blog writer & FinTech enthusiast.