Bicara tentang perkembangan bisnis sangat erat kaitannya dengan efisiensi operasional. Sayangnya, mewujudkan hal tersebut tak semudah ketika Anda mengatakannya, khususnya pada bisnis berskala kecil seperti UMKM. Dengan jumlah tim dan budget yang terbatas, sebuah usaha harus tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Untuk mencapai efisiensi, sebuah UMKM tidak cukup bekerja dengan keras, melainkan harus cerdas dalam menentukan strategi yang tepat. Dengan begitu, cita-cita bekerja dengan efisien bisa tercapai. Lalu, bagaimana tips agar operasional bisnis berskala kecil bisa efisien walaupun terdapat banyak keterbatasan?
Tips Meningkatkan Efisiensi Operasional UMKM
Meningkatkan efisiensi operasional UMKM memang menantang, tetapi bukan berarti bahwa hal ini mustahil untuk digapai. Berikut adalah enam tips yang bisa Anda ikuti untuk mewujudkannya.
- Fokus kepada visi misi utama bisnis
Bisnis dengan skala kecil pastinya punya budget dan jumlah tim yang lebih sedikit dan sering kali inilah yang membuat sistem operasionalnya tidak efisien. Pasalnya, bisnis skala kecil perlu mengerjakan banyak hal dalam satu waktu, sehingga setiap divisi mungkin sulit untuk fokus pada visi misi atau goal utama dari bisnisnya.
Karena kendala-kendala tersebut, sangat penting bagi UMKM untuk mengingat kembali apa yang menjadi tujuan dan visinya. Jika memang harus mencapai goal yang sangat banyak, tidak ada salahnya untuk melihat yang paling penting atau mengerucutkannya menjadi beberapa poin saja. Dengan begini, Anda bisa menyelesaikan tugas-tugas harian lebih cepat dan mendekatkan ke efisiensi tersebut.
- Evaluasi proses bisnis saat ini secara mendalam
Tips berikutnya yang tak kalah penting adalah melakukan evaluasi bisnis secara rutin untuk memantau pencapaian dan apa yang telah diperbuat untuk mencapai hal tersebut. Dengan mengevaluasi secara rutin, Anda pun tahu, apakah usaha tersebut setimpal dengan apa yang bisnis Anda peroleh saat ini?
Namun, dalam proses evaluasi ini kita tidak boleh melupakan hal penting, yaitu membuat Key Performance Indicator (KPI) sebagai ukuran jelas untuk mengukur capaian bisnis Anda. Dengan KPI dan evaluasi yang dilakukan secara rutin, stakeholder bisnis menjadi lebih mudah dalam mengambil keputusan untuk perkembangan usaha, salah satunya sistem operasional yang efisien.
- Terapkan teknologi automasi sebisa mungkin
Sumber daya manusia dalam bisnis berskala kecil memang menjadi kendala tersendiri di samping budget. Dua hal itu memang selalu terkait karena sebuah bisnis juga tidak mungkin merekrut tenaga kerja baru apabila dananya tidak cukup untuk itu. Untungnya, sekarang perkembangan teknologi sudah canggih sehingga bisa membantu bisnis mengatasi obstacle ini.
Perkembangan teknologi memang telah meluas ke berbagai sektor. Tak hanya membantu operasional bisnis di pabrik-pabrik saja, sekarang ini ada juga tools-tools yang dapat Anda pakai untuk membantu mencapai efisiensi operasional, salah satunya platform untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran bisnis secara otomatis sehingga proses pembukuan pun lebih mudah.
- Tingkatkan alur komunikasi antara tiap tim
Efisiensi operasional tidak akan bisa tercapai apabila alur komunikasi di bisnis tersebut tidak baik. Transparansi memang menjadi hal yang penting saat Anda menjalankan bisnis. Maka, sebagai bisnis yang skalanya masih kecil, berbagai keputusan penting harus senantiasa didiskusikan dengan kepala bidang atau divisi lain. Dengan begitu, Anda bisa melihat sesuatu dari berbagai sudut pandang yang tentunya akan sangat penting bagi perkembangan bisnis. Jika usaha Anda menerapkan sistem WFH, pastikan ada tools untuk berkomunikasi secara intens setiap waktu.
- Pastikan semua stok dan inventaris mencukupi
Salah satu hal yang mesti dipertimbangkan saat menjalankan bisnis adalah perencanaan, termasuk bagaimana cara memenuhi permintaan pasar apa pun kondisinya. Dengan stok yang cukup, konsumen bisa mendapatkan barang yang mereka inginkan secepat mungkin. Semakin cepat barang pesanan mereka datang, semakin tinggi pula tingkat kepuasan mereka terhadap bisnis Anda. Ini tentu akan membuat operasional Anda jadi lebih efisien lagi karena bisnis tak perlu melakukan langkah-langkah lanjutan untuk mengabarkan ketersediaan stok suatu saat nanti.
- Latih pegawai secara berkala
Tips berikutnya untuk mencapai efisiensi operasional adalah dengan melatih karyawan atau pegawai secara berkala. Proses training ini memang tidak hanya di awal perekrutan saja karena bisnis akan terus berkembang sesuai kondisi internal maupun eksternal. Saat ekspansi bisnis terjadi atau kondisi dunia berubah, Anda harus membuat mereka berdaya untuk melakukan tugasnya. Misalnya, karyawan wajib diperkenalkan dengan teknologi terbaru supaya bisnis bisa lebih efisien ketika akan menggunakan tools tersebut.
Mewujudkan efisiensi operasional dalam bisnis skala kecil memang tidak mudah, tetapi juga tidak berarti bahwa hal ini mustahil untuk dilakukan.
Apabila Anda ingin mencapai hal tersebut dan mengalami kendala dari segi dana, Modalku bisa menjadi sumber pendanaan bisnis Anda. Apalagi, jika bisnis UMKM Anda berstatus sebagai perorangan (bukan badan usaha) dan memiliki lokasi usaha fisik di kawasan Jabodetabek atau Cikarang. Cukup dengan syarat itu saja dan proses pengajuan yang 100% online, Anda dapat mengajukan produk Pendanaan UMKM dan memperoleh pendanaan hingga Rp300 juta dengan tenor pelunasan sampai 24 bulan!
