Bisnis Anda pastinya tidak bisa berjalan tanpa keterlibatan pegawai, sehingga Anda perlu memperhatikan pembagian jadwal kerja mereka. Terutama, kalau Anda sudah punya lebih dari satu kantor cabang dan banyak divisi.
Sebab, jadwal yang berat sebelah akan menyurutkan motivasi kerja dan membuat pegawai Anda lebih mudah mengundurkan diri. Tentunya, ini akan meningkatkan pengeluaran untuk mencari pengganti mereka. Nah, untuk menjaga efisiensi biaya, berikut adalah beberapa tips pembuatan jadwal yang dapat diterapkan.
1. Sesuaikan jadwal kerja dengan kebutuhan perusahaan
Sebelum membuat jadwal kerja untuk karyawan, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan perusahaan terlebih dahulu dari segi model dan risiko industrinya. Sebab, beberapa industri harus beroperasi selama 24 jam sepanjang minggu, dan begitu juga dengan divisi tertentu.
Misalnya, divisi administrasi bisa saja menyelesaikan pekerjaan mereka selama jam kerja normal dari pagi hingga sore. Namun, tim IT harus stand by selama 24 jam untuk mengantisipasi serangan siber atau gangguan infrastruktur perusahaan. Jadi, Anda bisa menerapkan sistem shift bergilir untuk tim yang kedua.
2. Pertimbangkan kegiatan karyawan
Selain kebutuhan industri, Anda juga perlu memperhitungkan kewajiban pegawai saat membuat jadwal kerja. Untuk mengetahui durasi waktu yang mereka butuhkan, Anda bisa meminta testimoni langsung atau melakukan observasi terhadap kegiatan kerja mereka.
Namun, jangan lupa bahwa karyawan Anda juga memerlukan istirahat di luar pekerjaan untuk menjaga work-life balance agar tidak burnout. Dengan kata lain, pastikan jadwal yang Anda buat juga menyisakan waktu istirahat yang cukup agar karyawan Anda bisa berkegiatan di luar perusahaan.
3. Cocokkan dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku
Demi melindungi hak pekerja, negara telah menetapkan hukum ketenagakerjaan yang bersifat wajib bagi semua pelaku usaha. Dengan mematuhi hukum ini, Anda tidak hanya menjaga legalitas perusahaan, tapi juga reputasinya di mata masyarakat, pegawai setia, dan calon karyawan.
Maka dari itu, Anda perlu memperhatikan jadwal kerja agar sesuai dengan isi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Hal ini tidak hanya mencakup durasi kerja, tapi juga waktu istirahat yang sudah ditetapkan oleh hukum. Untuk bagian ini, Anda bisa meminta bantuan dari spesialis hukum.
4. Buat daftar karyawan yang bersedia menerima jadwal tambahan
Berikutnya, kalau Anda sudah menentukan jadwal kerja pada jam normal, sekaranglah saatnya Anda membuat waktu tambahan. Sebab, tidak menutup kemungkinan bisnis Anda harus beroperasi lebih lama untuk menyelesaikan masalah urgen yang muncul secara tiba-tiba. Di saat sedemikian rupa, Anda bisa membuat daftar berisikan karyawan mana saja yang bersedia bekerja lebih lama.
Namun, ada baiknya Anda tidak memaksa semua karyawan Anda untuk lembur lebih lama karena bisa saja mereka sudah memiliki kesibukan yang tidak dapat diganggu gugat sebelumnya. Justru, hal tersebut akan mengganggu hubungan baik dan menyebabkan demotivasi. Sebaliknya, pastikan Anda hanya memilih personel yang benar-benar sukarela mengajukan diri.
5. Buat tabel jadwal yang jelas
Setelah membuat jadwal kerja normal dan untuk situasi tertentu, Anda perlu menyusunnya dalam bentuk visual yang jelas serta mudah dipahami. Salah satu format yang bisa Anda gunakan adalah tabel sederhana.
Di tabel tersebut, Anda perlu mencantumkan nama lengkap karyawan serta rincian hari dan jam kerja mereka dari awal sampai selesai. Semua detail yang sudah disebutkan akan menghindari miskomunikasi serta kesalahpahaman tentang kewajiban masing-masing personel.
6. Komunikasikan pembagian jadwal kerja sesegera mungkin
Jika Anda sudah berhasil menentukan jadwal kerja yang dirasa ideal bagi kebutuhan perusahaan dan pegawai, jangan lupa menyampaikan pembagian waktu tersebut tanpa menunggu terlalu lama. Agar lebih jelas, Anda bisa mengumpulkan divisi terkait atau mengadakan sesi diskusi dengan setiap karyawan untuk menjabarkan rincian jadwal tersebut.
Dari sana, mereka akan berkesempatan mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban mendetail dari Anda. Pada akhirnya, kelancaran komunikasi ini akan mempererat hubungan dengan pegawai dan menjaga motivasi kerja agar tetap produktif.
Selain membuat jadwal kerja yang ideal, memastikan kesejahteraan karyawan dengan fasilitas dan upah yang memadai juga tidak kalah penting. Jangan berkecil hati jika Anda butuh bantuan dana tambahan untuk mencukupi kebutuhan pegawai dari segi gaji dan fasilitas. Sebab, Modalku menyediakan layanan pendanaan yang aman dan bersahabat untuk UKM berbadan usaha PT dan CV di Jabodetabek dan Surabaya.
Anda dapat mengakses layanan yang fleksibel seperti pendanaan kredit hingga Rp2 miliar dengan jangka waktu pelunasan hingga 12 bulan. Praktisnya, Anda sama sekali tidak perlu menyerahkan jaminan apapun untuk mendapatkan pendanaan dalam bentuk invoice financing & account payable financing, modal proyek, business term loan, atau APF PayLater. Penasaran dengan detailnya? Yuk, simak informasi di sini untuk mengajukan layanan yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis Anda!
