Invoice online muncul sebagai solusi yang mempermudah pebisnis, khususnya dalam transaksi. Semuanya jadi serba cepat; pembuatan hingga pengiriman bisa selesai dalam hitungan detik. Selain itu, data transaksi juga lebih aman.
Jika kamu masih menggunakan invoice kertas dan mengirimkannya ke klien, mulailah berpikir untuk menggantinya. Kenapa? Berikut 4 alasan sekaligus keuntungan yang bisa kamu dapatkan dengan beralih ke invoice online.
- Aman dari risiko kehilangan
Invoice online atau digital memberikan perlindungan terhadap risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik yang dapat terjadi saat dikirim. Dengan begitu, dokumen bisa langsung sampai ke mitra bisnis (supplier/customer) tanpa takut hilang atau dicuri oleh pihak tak bertanggung jawab.
Proses transaksi akan berjalan dengan lancar, karena bisa langsung diproses oleh mitra bisnis. Yang terpenting, keamanan data bisa terjamin dengan baik karena sampai ke tangan orang yang tepat.
- Dilindungi dengan sistem keamanan selevel bank
Invoice digital memanfaatkan sistem keamanan canggih dalam melindungi data transaksi. Salah satu aspek penting yang menjaga keamanan data adalah sistem enkripsi. Dengan enkripsi, data-data transaksi seperti identitas pribadi, nominal transaksi dan hal yang berkaitan lainnya tidak bisa diakses oleh orang-orang diluar aplikasi invoice.
Data tersimpan dengan aman dalam cloud storage dan hanya bisa dibuka oleh orang-orang yang memiliki akses. Dengan begitu, keamanan dan privasi data terjaga dengan baik dan tidak bisa dijebol dengan mudah.
- Mudah dibubuhkan dengan e-Meterai
1-7 September
Aplikasi invoice online terhubung dengan fitur e-Meterai. Ini penting sebagai salah satu syarat agar dokumen bisnis sah, terutama yang transaksinya lebih dari Rp 5,000,000,0 e-Meterai juga sulit dipalsukan karena memiliki kode khusus di setiap meterainya berupa QR.
Kode khusus bisa dicek lewat 2 cara, website resmi PERURI atau menggunakan aplikasi PDF reader. Jika menggunakan website resmi PERURI, kamu tinggal memasukkan kode e-Meterai yang tertera pada kolom yang ditentukan. Jika lewat adobe PDF reader, kamu hanya tinggal membuka file invoice lewat PDF dan praktis akan muncul tulisan signed by meterai elektronik pada kolom samping kiri (seperti di gambar).
- Visibilitas laporan keuangan meningkat
Takut transaksi dan laporan keuangan digelapkan oleh karyawan sendiri? Risiko ini bisa tereduksi dengan adanya invoice digital. Transaksi bisnis dicatat dan diproses secara otomatis, dan laporan keuangan dapat dihasilkan secara cepat dan mudah. Ini menurunkan risiko penggelapan laporan hingga 66% menurut studi yang dilakukan McKinsey.
Kamu dapat dengan mudah memantau transaksi, memverifikasi apakah pembelian barang sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan mendeteksi aktivitas yang mencurigakan dengan lebih cepat dengan historical data yang ter-record di platform invoice digital
Kesimpulan
Invoice digital telah membuktikan keamanan dan efisiensinya dalam banyak bisnis B2B. Dengan menggantikan metode konvensional dengan invoice digital, perusahaan dapat menjaga keamanan data keuangan mereka, meningkatkan efisiensi penagihan, dan mengurangi risiko yang terkait dengan proses penagihan manual. Ini adalah langkah yang cerdas dalam menjaga keberlanjutan bisnis dan melindungi aset finansial perusahaan.
*Artikel ini merupakan hasil kerjasama Paper.id & Modalku
