Bagi event organizer (EO), mendapatkan sponsorship untuk acara bisa menjadi kunci penting dalam kelancaran operasional dan keberhasilan event yang akan diselenggarakan. Sebab, dana dari sponsor bisa menjaga kesehatan finansial, memperluas jangkauan audiens, meningkatkan kredibilitas, dan masih banyak lagi. Tapi, menemukan sponsor yang tepat memerlukan strategi yang cermat. Seperti apa contohnya? Yuk, simak beberapa tips yang dapat membantu Anda di artikel ini!
1. Pilih jenis sponsor yang dibutuhkan
Sebelum mulai mencari EO sponsorship, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menentukan jenis sponsor yang sesuai dengan acara Anda. Jenis sponsor ini akan sangat bergantung pada tujuan dan skala acara yang Anda rencanakan. Beberapa jenis sponsorship yang dapat Anda pertimbangkan termasuk sponsorship finansial, produk, media, atau bahkan dari influencer dan komunitas tertentu.
Misalnya, jika acara Anda berfokus pada teknologi, mencari sponsor dari perusahaan hardware atau software mungkin lebih cocok dibandingkan dengan perusahaan makanan dan minuman. Kuncinya, sesuaikan jenis sponsor dengan audiens dan tema acara untuk memastikan kemitraan yang saling menguntungkan.
2. Cari sponsor potensial di berbagai platform
EO Sponsorship tersedia di berbagai saluran, baik online maupun offline. Manfaatkan platform digital seperti LinkedIn, Instagram, atau platform khusus pencarian sponsor untuk menemukan perusahaan yang sesuai dengan acara Anda. Anda juga dapat menghubungi perusahaan secara langsung melalui email atau melalui jejaring industri yang sudah Anda miliki.
Selain itu, menghadiri event-event besar yang relevan dengan industri Anda bisa memberikan peluang bertemu dengan calon sponsor secara langsung.
3. Utamakan kesesuaian antara target audiens dan tujuan bisnis
Temukan sponsor yang memiliki audiens dan tujuan bisnis yang sejalan dengan acara Anda. Misalnya, jika acara Anda menyasar pengusaha muda dan startup, carilah sponsor yang juga menargetkan pasar tersebut, seperti bank, lembaga pendidikan, atau platform teknologi.
Sponsor yang memiliki tujuan yang sejalan dengan acara Anda lebih cenderung untuk berkomitmen terhadap kerjasama jangka panjang. Pastikan untuk menekankan hal ini dalam proposal sponsorship Anda, dengan menunjukkan bagaimana acara Anda dapat memberikan exposure yang lebih efektif kepada mereka.
4. Tunjukkan keuntungan yang bisa diperoleh sponsor melalui acara
Sponsor ingin memastikan mereka mendapatkan nilai lebih dari investasi yang diberikan. Karenanya, Anda harus dapat menunjukkan dengan jelas manfaat yang akan mereka peroleh dengan mendukung acara Anda. Hal ini bisa berupa peningkatan brand awareness, akses ke audiens yang lebih luas, atau peluang untuk mengumpulkan data pelanggan yang berguna.
Sertakan data yang relevan dalam proposal Anda, seperti jumlah peserta acara, demografi audiens, serta bagaimana brand sponsor akan terlihat selama acara. Misalnya, jika acara Anda memiliki audiens yang sangat aktif di media sosial, Anda bisa menunjukkan berapa banyak engagement yang dapat mereka dapatkan dengan beriklan melalui event Anda.
5. Jelaskan rencana mitigasi risiko dengan lugas
Selain keuntungan, pemberi sponsor juga ingin mengetahui apa saja risiko-risiko yang mungkin timbul selama acara. Jadi, pastikan Anda memiliki rencana mitigasi risiko yang jelas, baik terkait dengan hal-hal teknis, logistik, atau bahkan risiko reputasi. Jelaskan prosedur yang akan Anda lakukan untuk memastikan acara berjalan lancar, misalnya terkait dengan keamanan peserta, penanganan masalah yang tak terduga, atau protokol kesehatan jika diperlukan.
6. Hubungi orang yang tepat
Saat mencari EO sponsorship, pastikan Anda menghubungi orang yang tepat di dalam perusahaan tersebut. Biasanya, orang yang berwenang adalah bagian pemasaran, PR, atau pengembangan bisnis. Cari tahu siapa yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan sponsorship dan hubungi mereka dengan cara yang profesional.
Jangan hanya mengirimkan email massal. Pastikan Anda menyesuaikan isi pesan dengan kebutuhan dan nilai-nilai perusahaan tersebut. Ini akan menunjukkan Anda telah memahami bagaimana perusahaan mereka bisa semakin berkembang dengan mensponsori acara Anda.
Selain EO sponsorship, Anda juga bisa mempertimbangkan Pendanaan Institusi dari Modalku untuk mendukung kelancaran bisnis event organizer Anda. Terutama, jika sudah berstatus sebagai badan usaha PT/CV dan beroperasi di Jabodetabek, Surabaya, atau Bali. Sebab, produk ini menawarkan modal ekstra hingga Rp5 miliar yang bisa Anda gunakan untuk merekrut lebih banyak karyawan, menerapkan teknologi terkini, melatih staf, dan masih banyak lagi.
Anda juga bisa memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, misalnya yang berbasis PO, invoice, pendanaan berjangka. Bahkan, Anda pun dapat menyesuaikan jangka waktu pembayaran dengan fleksibel. Yuk, ajukan permohonan Anda dari sekarang dan kembangkan bisnis Anda!
