Manajemen stok barang adalah kemampuan yang penting bagi institusi yang butuh stok barang atau inventaris, salah satunya adalah rumah sakit atau klinik yang skalanya lebih kecil. Di sisi lain, pelayanan kesehatan selalu padat dari hari ke hari sehingga sangat sulit untuk mengontrol manajemen stok barang yang tepat. Lalu, apa tips agar inventaris di rumah sakit ataupun klinik selalu terpenuhi?
Kenapa Manajemen Stok Barang Diperlukan untuk Rumah Sakit?
Sebelum membagikan tips mengelola inventaris di rumah sakit dan klinik, pahami terlebih dahulu mengapa institusi ini memerlukan manajemen stok barang.
1. Mempermudah penghitungan budget
Mengetahui kebutuhan rutin bulanan adalah hal penting ketika Anda mesti menjalankan bisnis atau menjadi kepala keuangan di sebuah institusi, salah satunya rumah sakit. Dengan memiliki kepastian jumlah kebutuhan per bulan, Anda pun bisa memperkirakan seberapa besar pengeluaran setiap periode. Budgeting juga membuat rumah sakit bisa menentukan harga pada setiap produk atau layanan untuk pasien. Bagaimana pun juga, rumah sakit tetap memiliki sisi bisnisnya, selain punya sisi kemanusiaan untuk menyembuhkan orang lain.
2. Menjaga kelancaran operasional saat keadaan darurat
Stok barang yang selalu terjaga punya dampak besar bagi rumah sakit dan klinik dalam menjalankan operasionalnya. Ketika inventaris selalu ada, pasien akan memperoleh pelayanan dan produk-produk yang dibutuhkan sehingga menambah nilai kepuasan mereka terhadap rumah sakit. Ketersediaan produk juga akan memperlancar dokter dan para tenaga kesehatan ketika akan melayani pasien dengan sepenuh hati. Sebagai contoh, ketika stok barang cukup, dokter dapat melakukan berbagai tindakan tanpa khawatir kehabisan obat-obatan tertentu.
Baca Juga: Manfaat Risk Analysis untuk Pemilihan Sumber Dana UKM
3. Mencegah penyalahgunaan barang
Penyalahgunaan barang adalah risiko yang mungkin terjadi ketika para tenaga medis tidak berhasil menemukan produk yang mereka cari. Ketika obat tertentu habis, biasanya orang akan mencari alternatif lain yang bisa jadi benar bisa jadi salah. Nah, manajemen stok barang di sini menghindari kemungkinan yang kedua.
Saat semuanya tersedia dan tercukupi, para tenaga medis akan menggunakan peralatan dan obat-obatan sebagaimana mestinya karena tidak perlu mencari-cari alternatif dengan memakai barang lain. Penggunaan barang dan alat sesuai SOP adalah hal ideal yang dicita-citakan oleh semua rumah sakit dan klinik di mana pun berada.
Cara Mengelola Stok Barang Inventaris untuk Rumah Sakit
Mengelola manajemen stok barang itu bukanlah perkara mudah, terlebih jika rumah sakit tempat Anda bekerja sudah memiliki skala yang cukup besar. Begini tips-tips yang bisa Anda lakukan!
1. Periksa alur pengelolaan barang saat ini
Untuk mengelola inventaris rumah sakit, hal pertama yang mesti Anda lakukan adalah memeriksa alur pengelolaan barang saat ini. Apakah pengelolaan stok inventaris dijalankan terpusat atau satu rumah sakit memiliki beberapa cabang disertai satu kepala. Lalu, pertimbangkan juga, apakah sistem tersebut akan dipertahankan sampai nanti. Semua ini tentu akan mempengaruhi siklus inventaris dari masa ke masa. Maka, sebaiknya dalami dulu bagaimana sistem yang selama ini dipakai, barulah Anda bisa memberikan inovasi saat akan memulai pengelolaan.
2. Tentukan sistem manajemen stok barang yang sesuai
Setelah tahu bagaimana alur pengelolaan barang yang selama ini digunakan, sekarang waktunya menetapkan sistem manajemen stok barang yang akan dipakai. Pastikan Anda memilih yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi rumah sakit Anda. Apabila perlu, gunakan barcode yang menandakan produk atau klasifikasi tertentu. Jangan lupa juga untuk menempatkan semua inventaris tersebut di loker-loker dengan label yang jelas. Sehingga, siapa pun yang akan memakainya tahu di mana harus menemukan barang tersebut.
3. Gunakan software khusus manajemen stok barang inventaris
Di tengah kemajuan zaman seperti sekarang ini, mengelola inventaris itu bisa dipermudah dengan software khusus yang menghubungkan berbagai sektor sekaligus dalam rumah sakit. Menerapkan perangkat lunak semacam ini akan membuat rumah sakit jadi tahu kapan harus mulai menyetok barang yang habis atau kedaluwarsa.
Perangkat lunak khusus manajemen inventaris juga akan menyederhanakan proses budgeting setiap bulannya. Hal yang paling penting dari tercukupinya semua kebutuhan rumah sakit dan klinik adalah pasien bisa tersembuhkan dengan baik, anggota keluarganya puas berobat di institusi Anda, dan operasional tidak terkendala suatu apa pun.
Manajemen stok barang rumah sakit dan klinik memang sangat penting. Akan tetapi, Anda mungkin perlu suntikan dana untuk memastikan kecukupannya di awal pengadaan. Namun, tenang saja. Anda mau tambah stok barang? #UntungAdaModalku yang siap berikan pendanaan ke instansi dengan limit hingga Rp2 miliar dengan tenor mencapai 12 bulan. Kunjungi website Modalku sekarang untuk tahu syarat dan ketentuannya!
