Menjelang akhir tahun, banyak perusahaan ritel, e-commerce, hingga FMCG harus siap menghadapi lonjakan pesanan saat peak season. Naiknya permintaan konsumen membawa peluang peningkatan omzet, sekaligus tantangan dalam order management.
Sebab, tanpa strategi yang tepat, lonjakan pesanan dapat memicu keterlambatan pengiriman, stok yang menipis, hingga menurunnya kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan strategi manajemen pesanan yang lebih terstruktur dan efisien agar dapat menjaga kelancaran arus barang sekaligus memenuhi ekspektasi konsumen.
Strategi Order Management Akhir Tahun
Bagaimanakah Anda bisa mengelola banyaknya pesanan di akhir tahun? Terapkan tips dan trik order management berikut:
1. Manfaatkan informasi forecasting permintaan
Dengan memanfaatkan data historis penjualan tahun-tahun sebelumnya, tren pasar, hingga aktivitas promosi yang direncanakan, perusahaan dapat memperkirakan volume pesanan secara lebih akurat.
Misalnya, toko ritel dapat memproyeksikan kenaikan permintaan produk tertentu saat promo akhir tahun. Informasi forecasting ini membantu tim supply chain dalam proses order management; mulai dari menyiapkan jumlah stok yang memadai, menyesuaikan kapasitas gudang, hingga mengoptimalkan tenaga kerja.
2. Tingkatkan safety stock untuk produk populer
Di periode akhir tahun, produk-produk populer biasanya menjadi incaran utama konsumen. Misalnya, fashion item edisi spesial Natal atau gadget terbaru sering kali habis lebih cepat dari perkiraan. Oleh sebab itu, jangan lupa mengidentifikasi apa produk best seller Anda agar Anda bisa menambah safety stock atau stok cadangan.
Berbekal strategi ini, perusahaan dapat mengurangi potensi kehilangan penjualan dan menjaga kepuasan pelanggan. Namun, peningkatan stok ini tetap harus seimbang dengan kapasitas gudang agar tidak menimbulkan biaya penyimpanan berlebih.
3. Gunakan aturan FIFO
Anda memiliki produk dengan masa simpan yang terbatas seperti makanan dan minuman? Ada baiknya Anda menggunakan sistem FIFO (First In, First Out) untuk order management. Misalnya, jika gudang menerima batch produk susu pada awal November dan batch baru di pertengahan Desember, produk dari November wajib dikirim lebih dahulu agar produk tidak kedaluwarsa. Selain itu, penerapan FIFO juga menjaga perputaran stok agar tetap sehat, sehingga perusahaan tidak terbebani dengan produk usang yang sulit terjual.
4. Terapkan strategi multi-channel logistics
Di era digital, konsumen melakukan pembelian melalui berbagai saluran, baik marketplace, website resmi, maupun toko fisik. Untuk mengelola lonjakan pesanan, strategi multi-channel logistics sangat efektif. Prinsipnya adalah menyatukan manajemen inventori dan distribusi agar semua kanal penjualan bisa dilayani secara konsisten.
Contohnya, ketika stok di gudang pusat menipis, sistem dapat otomatis mengalihkan pesanan ke gudang cabang terdekat. Hasilnya, pengiriman menjadi lebih cepat dan biaya distribusi pun lebih hemat. Tak sampai di sana saja, multi-channel logistics juga membantu perusahaan mengurangi risiko kehilangan penjualan akibat keterbatasan stok di satu saluran tertentu.
5. Kelompokkan pesanan berdasarkan rute pengiriman
Alih-alih mengirimkan pesanan satu per satu secara acak, Anda dapat menggabungkan pesanan dari lokasi yang berdekatan untuk dikirim dalam satu perjalanan berdasarkan data pada sistem order management. Misalnya, semua pesanan dari wilayah Jabodetabek dapat dijadwalkan sesuai rute logistik yang paling optimal. Strategi ini tidak hanya mempercepat waktu pengiriman, tetapi juga menekan biaya transportasi.
6. Rekrut SDM tambahan untuk sementara
Lonjakan pesanan sering kali melebihi kapasitas tenaga kerja reguler. Untuk mengatasinya, cobalah mempekerjakan tenaga kerja musiman khusus untuk bagian packing, quality control, maupun pengiriman. Contohnya, Anda dapat menambah staf gudang pada bulan November-Desember untuk memastikan semua order bisa diproses tepat waktu.
Agar hasilnya optimal, tenaga kerja musiman sebaiknya mendapatkan pelatihan singkat mengenai alur kerja dan standar kualitas perusahaan.
7. Tingkatkan efisiensi input pesanan dengan teknologi
Salah satu cara paling efektif untuk menghadapi lonjakan order adalah dengan memanfaatkan teknologi. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau software khusus order management dapat membantu mempercepat proses input, validasi, dan pelacakan pesanan. Jadi, pegawai Anda tidak perlu lagi memasukkan data secara manual yang rawan kesalahan.
Selain itu, integrasi teknologi memungkinkan semua divisi mulai dari penjualan, gudang, hingga logistik bekerja dengan data yang sama secara real-time. Misalnya, ketika stok produk menipis, sistem langsung memberi peringatan kepada tim procurement untuk melakukan replenishment.
Apakah Anda memerlukan dana tambahan untuk implementasi teknologi ERP besar-besaran atau menjalin kerja sama dengan lebih banyak mitra logistik demi memenuhi kebutuhan order management? Jangan berkecil hati apabila modal usaha tidak mencukupi, karena ada Modalku #AndalanPebisnis yang siap membantu!
Modalku menawarkan Pendanaan Institusi hingga Rp5 miliar yang bisa Anda dapatkan dengan tenor pembayaran serta metode pendanaan yang fleksibel, mulai dari invoice financing hingga pendanaan berjangka. Selain itu, pengajuannya juga sangat praktis. Anda bisa menyimak halaman ini untuk detail lebih lanjut!
